Su primer empleado: qué hacer con los beneficios de salud

No está obligado a ofrecer cobertura

No hay ninguna obligación federal de ofrecer seguro de salud para un negocio con menos de 50 empleados de tiempo completo equivalente. La obligación del empleador solo aplica a los empleadores grandes, y el IRS explica cómo se cuenta en su guía para saber si un empleador es grande (en inglés). Con un empleado, usted está muy lejos de esa cifra.

Algunos estados tienen sus propias reglas. Hawái, por ejemplo, tiene desde hace años un requisito estatal para muchos empleadores. La mayoría de los estados no lo tiene, incluidos Florida, Texas y Georgia. Si va a contratar en otro estado, reviso las reglas de ese estado antes de escoger nada.

Así que la pregunta no es si tiene que hacerlo. Es si quiere, y cuánto puede gastar sin lastimar el negocio.

Primero, confirme que de verdad es un empleado

Antes de hablar de beneficios, confirme que el puesto es W-2. Un contratista 1099 no es su empleado, y en general no se le ofrecen beneficios. Si no está seguro de qué tipo de trabajador va a contratar, hable primero con su contador. La guía de seguro de salud con 1099 vs. W-2 explica qué significa cada uno para el seguro de salud.

Opción 1: un plan de grupo pequeño

El plan de grupo pequeño es la respuesta tradicional. El negocio compra un plan, y los empleados elegibles se unen.

• Aceptan a todos. Los planes de grupo no hacen preguntas de salud para inscribirse. Eso importa si su nuevo empleado o su familia tiene una condición.
• Normalmente tiene que pagar una parte fija. Las aseguradoras suelen pedir que el empleador cubra una parte mínima de la prima del empleado, muchas veces cerca de la mitad.
• Hay reglas de participación. Las aseguradoras quieren que se inscriba un mínimo de los empleados elegibles, aunque quienes renuncian porque tienen otra cobertura normalmente cuentan.
• El dueño puede entrar. Cuando tiene un empleado real que no es dueño ni cónyuge de un dueño, en general el dueño también puede estar en el plan de grupo.

Lo malo es el costo y el control. Las renovaciones pueden dar saltos, y una sola red tiene que servirles a todos.

Opción 2: una QSEHRA

Una QSEHRA le permite a un negocio con menos de 50 empleados de tiempo completo equivalente reembolsarle al empleado su seguro de salud individual, hasta un límite anual del IRS, sin plan de grupo. Para 2026, el tope es de $6,450 para cobertura individual y $13,100 para cobertura familiar. Es fácil de manejar, el presupuesto es fijo y el empleado escoge su propio plan. La guía de QSEHRA para pequeños negocios (en inglés) explica los límites, el aviso de 90 días y cómo afecta el crédito del Mercado.

Opción 3: una ICHRA

Una ICHRA también reembolsa cobertura individual, pero no tiene tope federal en dólares y funciona para negocios de cualquier tamaño. Le conviene al dueño que quiere gastar más de lo que permite una QSEHRA o que piensa crecer rápido. Si la ICHRA es asequible para el empleado, este no puede recibir el crédito del Mercado, así que la cantidad hay que fijarla con cuidado. Que le ofrezcan una ICHRA también abre un período especial de inscripción, así que el nuevo empleado no tiene que esperar la Inscripción Abierta. La guía de ICHRA y QSEHRA explica la prueba de asequibilidad.

Opción 4: un aumento en vez de un beneficio

Algunos dueños simplemente pagan más. Un sueldo más alto es sencillo, y el empleado puede comprar el plan que quiera. El costo está en los impuestos: el sueldo extra paga impuestos para el empleado y está sujeto a impuestos de nómina para los dos. Información general, no es asesoría fiscal — confirme con su contador (CPA) según la estructura de su entidad.

Una advertencia. No le pague directamente las primas individuales a un empleado, ni se las reembolse de manera informal, fuera de una QSEHRA o una ICHRA hecha como se debe. Ese tipo de arreglo puede traer multas federales. Si quiere ayudar con las primas, use una estructura hecha para eso, o simplemente suba el sueldo sin atarlo al seguro. Información general, no es asesoría fiscal — confirme con su contador (CPA) según la estructura de su entidad.

Cómo afecta cada opción su propia cobertura

Esta es la parte que casi todos los artículos se saltan. Lo que escoja para su empleado puede cambiar las cosas para usted.

Si usted es dueño único, socio o dueño de una S-Corp, en general no puede usar una QSEHRA ni una ICHRA para usted, porque para estos arreglos no se le trata como empleado. Ofrecerle una a su empleado deja su propia cobertura como estaba. Muchos dueños mantienen su plan individual, muchas veces un plan privado, y le ofrecen una HRA al empleado. La guía para dueños de S-Corp (en inglés) explica cómo manejan los accionistas sus propias primas. Información general, no es asesoría fiscal — confirme con su contador (CPA) según la estructura de su entidad.

Si escoge un plan de grupo, normalmente puede entrar usted también. Eso puede ser una buena noticia si tiene una condición de salud, porque la inscripción en el grupo no depende de sus respuestas de salud. También puede salirle peor si está sano y ya tiene un plan privado con precio según su propia salud. Cotizo los dos antes de que se cambie.

Si su cónyuge trabaja en otra empresa, recuerde la regla del plan del empleador. En cualquier mes en que usted pueda entrar a un plan subsidiado por el trabajo de su cónyuge, en general pierde la deducción del seguro de salud para trabajadores independientes. Entrar al plan de grupo de su propio negocio vuelve a cambiar las cuentas. Información general, no es asesoría fiscal — confirme con su contador (CPA) según la estructura de su entidad.

Contratar a su cónyuge como primer empleado

Algunos dueños únicos contratan a su cónyuge como su primer empleado real y cubren a la familia con un plan de reembolso para ese empleado. Puede funcionar, pero tiene que ser un trabajo de verdad, con tareas reales y un sueldo razonable. No funciona igual en una S-Corp, donde al cónyuge en general se le trata como dueño para estos beneficios. Esto se organiza con su contador, no por su cuenta. Información general, no es asesoría fiscal — confirme con su contador (CPA) según la estructura de su entidad.

Una forma sencilla de decidir

1. Fije el presupuesto mensual que puede pagar por empleado sin apretarse.
2. Mire a la persona que va a contratar. Su edad, su familia y si ya tiene cobertura por su cónyuge cambian la respuesta.
3. Mírese a usted. Su salud y su plan actual importan, porque un plan de grupo lo puede arrastrar a usted también.
4. Compare una cotización de grupo con una HRA con el mismo presupuesto.
5. Piense un año adelante. Si piensa contratar a tres personas más, escoja algo que pueda crecer.

Para un empleado y un presupuesto modesto, una QSEHRA suele ser el comienzo más limpio. Si el empleado tiene una condición de salud, un plan de grupo puede ser más amable. Si quiere flexibilidad y espacio para crecer, una ICHRA casi siempre gana.

Cuándo empezar

Los planes de grupo en general empiezan el primero de un mes, y las aseguradoras necesitan la solicitud con anticipación. Una QSEHRA necesita el aviso por escrito al menos 90 días antes del año del plan, o para la fecha de contratación si es un empleado nuevo. Si su nuevo empleado viene del plan de su empleador anterior, probablemente tiene un período especial de inscripción en el Mercado, y un plan privado puede empezar en cualquier mes, si lo aprueban. Planifique la fecha para que nadie se quede sin cobertura.

Lo que cuesta además de la prima

La prima mensual o la cantidad del reembolso es el número en el que se fija el dueño. No es el único costo.

Un plan de grupo trae una renovación cada año, y un solo reclamo grande en un grupo tan pequeño puede afectar la siguiente renovación. Alguien tiene que encargarse de las inscripciones, los papeles de cada empleado nuevo y las bajas. Una HRA normalmente significa pagarle una cuota mensual a un administrador, más el tiempo de enviar avisos y revisar la prueba de cobertura. Un aumento cuesta impuestos de nómina además del sueldo extra.

Y está el costo de no hacer nada. Cuando cuesta conseguir buenos trabajadores, un buen candidato puede escoger al empleador que le ayuda con el seguro de salud. Hasta un reembolso modesto puede inclinar esa decisión. Prefiero que ofrezca algo pequeño que pueda mantener, y no algo generoso que tenga que quitar el año que viene.

Dónde entro yo

Yo no manejo nóminas ni redacto los documentos del plan. Lo que hago es comparar la cobertura: una cotización de grupo, los planes que su empleado podría comprar con un reembolso y lo que todo eso significa para su propia póliza. Trabajo por teléfono y videollamada, en español o en inglés, en los 31 estados donde tengo licencia. La guía para dueños de negocio cubre el panorama completo a medida que su equipo crece.

Cuando esté listo, pida una cotización y cuénteme de la persona que va a contratar. Le pongo las opciones lado a lado.